Hoe je nu super productief kunt zijn en straks kunt genieten van een relaxte kerstvakantie

Het is over drie weken Kerstmis. Ik weet het … 3 weken. Waar is de tijd gebleven?

Het kwam vorige week ook naar voren in verschillende coachingsessies. “Er gebeurt momenteel zoveel op het werk. Het is stressvol, maar ik wil 2020 wel sterk afsluiten en genieten van een ontspannen kerstvakantie ”.

Misschien herken je het ook?

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”.
(Dwight D. Eisenhower).

Dwight D. Eisenhower was de 34e president van de Verenigde Staten. Voordat hij president werd, diende hij als generaal in het Amerikaanse leger. Dwight moest voortdurend moeilijke beslissingen nemen over op welke van de vele taken hij zich elke dag zou moeten concentreren.

Zijn manier van werken, verwerkt in de beroemde ‘Eisenhower Matrix’, helpt ons vandaag nog steeds bij het prioriteren van taken op basis van urgentie en belang. Stephen R. Covey verwijst ook naar de matrix in zijn boek The 7 Habits of Highly Effective People.

Eisenhower Matrix

Het basisidee van de Eisenhower matrix is dat je je taken in vier categorieën kunt verdelen met 4 prioriteiten:

Do: taken die je vandaag moet uitvoeren. Het kan een crisis zijn, maar ook een deadline voor een klant of de voorbereiding van je gesprek van morgen.

Plan: taken die belangrijk zijn, maar minder urgent. Ze zijn belangrijk omdat ze bijdragen aan langetermijndoelen. Bijvoorbeeld het lanceren van een nieuwe dienst, netwerken en persoonlijke ontwikkeling.

Delegate: taken zijn voor jou minder belangrijk dan voor anderen, maar nog steeds vrij urgent. Denk aan bepaalde bijeenkomsten of onbelangrijke verzoeken.

Eliminate: hier vinden we onze slechte gewoontes die veel tijd kunnen kosten die we zo hard nodig hebben voor onze kwadranten ‘Doen’ en ‘Plannen’. Denk aan social media, bepaalde e-mails, nieuwsbrieven etc.

Het kwadrant waar je idealiter de meeste tijd aan zou moeten besteden, is ‘Plannen’. Zodat je aan belangrijke taken werkt voordat ze urgent worden en vervolgens je algehele tijdschema in de war schoppen.

Vermijd de ‘urgentie-val’

Toen een van mijn cliënten haar taken voor de komende week verdeelde in de vier categorieën, kwamen veel van de taken in het DO-kwadrant terecht.
Toen ze dit voor zichzelf analyseerde, merkte ze dat deze taken niet urgent en belangrijk waren voor haarzelf, maar wel urgent voor collega’s.
Ze was erg druk met anderen ‘pleasen’. Dit maakte haar minder productief en dat gaf haar een gestrest gevoel.

De oefening maakte het zo duidelijk waar ze tijd voor zichzelf kon winnen: nee zeggen en meer delegeren.

Be super productive

Dus waar wacht je op? Gebruik de Eisenhower Matrix en maximaliseer je productiviteit nu:

  1. Prioriteer je to-do lijst voor de komende week. Wat merk je op? Is er een disbalans tussen de kwadranten? Bijvoorbeeld veel acties in ‘Do’ en minder in ‘Plan’. Zo ja, kijk er dan nog eens kritisch naar.
  1. En als je tevreden bent met de toewijzing, voer je werk dan volgens de kwadranten uit: start vandaag, bepaal deadlines, delegeer zoveel mogelijk taken en laat je niet afleiden door bijvoorbeeld social media.
  1. Evalueer aan het einde van de week. Wat werkte er goed en wat werkte niet zoals je had uitgestippeld? Wat heb je geleerd dat je kan helpen om volgende week nog beter prioriteiten te stellen in je werk?

Ik denk dat je aangenaam verrast zult zijn hoeveel werk je voor de Kerst zult verzetten. En als je vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen.

Groeten,
Eefke

PS: Als je het gevoel hebt dat je ‘perfectie vijand’ je tegenhoudt productiever te zijn, dan is dit blog ook interessant voor je.